Korzystając ze służbowego laptopa powinniśmy mieć na uwadze, że istnieje mnóstwo niebezpiecznych sytuacji, które mogą doprowadzić do jego awarii lub zniszczenia. Kto zatem odpowiada za sprzęt biurowy, ewentualną naprawę oraz zwrot kosztów serwisu lub wymiany sprzętu? Czy istnieją okoliczności, w których pracownik jest w jakiś sposób zabezpieczony przed odpowiedzialnością?
Sprzęt biurowy to nie własność
W wielu przypadkach pracownik, który otrzymuje sprzęt biurowy do użytkowania, podpisuje jednocześnie protokół zdawczo-odbiorczy, w którym określone są zasady otrzymania oraz zwrotu sprzętu, a także wszelkie inne zagadnienia prawne, związane z odpowiedzialnością prawną za sprzęt. Jeśli protokół nie będzie doprecyzowany i nie będą w nim określone kary za awarie lub utracenie sprzętu, należy przyjąć ogólne zasady prawne, dotyczące korzystania ze sprzętu bez własności prywatnej.
Powinniśmy je znać szczególnie w przypadku częstej ostatnio pracy w domu, gdzie cała odpowiedzialność za powierzony sprzęt, spoczywa na pracowniku. Pamiętajmy, że awaria w domu może wydarzyć się nie tylko z naszej winy, ale także winy innych domowników czy pupila, a wówczas i tak musimy ponieść konsekwencje.
Awaria laptopa w pracy a kwestie prawne
Aby doprecyzować odpowiedzialność za uszkodzony sprzęt, należy określić kilka czynników, które definiują jej rodzaj oraz zakres. Przede wszystkim pracodawca musi określić, czy sprzęt został całkowicie utracony, czy jedynie zepsuty oraz czy awaria została spowodowana umyślnie, czy przypadkiem. Kolejnym krokiem jest stwierdzenie, czy sprzęt został pracownikowi przekazany z obowiązkiem rozliczenia się z pracodawcą, czyli wcześniej wspomnianym protokołem zdawczo- odbiorczym.
Co zrobić, gdy zepsujemy służbowy laptop?
Jeśli już wyjaśnimy wszelkie początkowe kwestie sporne, a odpowiedzialność za sprzęt nie jest określona protokołem, według prawa za sprzęt odpowiada osoba, która go uszkodziła umyślnie, a kwota jej odpowiedzialności wynosi do 3 miesięcznych pensji. Jeśli więc pracownik zarabia 4 tys. miesięcznie, a kwota naprawy wynosi 13 tys., pracownik i tak zwrócić może do 12 tys. złotych.
Na szczęście istnieją okoliczności, które łagodzą konsekwencję, jeśli pracownik uszkodził sprzęt nieumyślnie lub awaria nie wynikała zupełnie z jego winy. Wielu pracodawców wlicza ryzyko usterek sprzętu w budżet firmy i przeznacza spore kwoty na ewentualne naprawy lub zakup nowego sprzętu.
Wiele firm, w których kadra pracownicza korzysta ze sprzętu biurowego, podpisuje korzystne umowy z serwisami, świadczącymi kompleksową opiekę około serwisową i zapewnia bezpieczeństwo użytkowania sprzętu oraz szybkie i rzetelne naprawy.
Takie rozwiązanie jest naprawdę korzystne z punktu widzenia zarówno pracodawcy, jak i pracownika, ponieważ w takim przypadku nieumyślne spowodowanie usterki, nie prowadzi do tak poważnych konsekwencji, jak w przypadku braku opieki serwisowej. Bowiem pracownik zazwyczaj nie ponosi żadnych kosztów lub minimalny koszt naprawy, który w przypadku stałej współpracy z serwisem jest na pewno o wiele mniejszy, niż koszt pojedynczej naprawy.
Ponadto każda usterka wynikająca z eksploatacji sprzętu będzie bardzo szybko naprawiona, a pracownik ma świadomość, że w przypadku problemu, może załatwić sprawę nawet bez ingerencji szefa – to bardzo istotna kwestia.
Pamiętajmy jednak, iż aby zapobiec sytuacjom usterek sprzętu i wszelakich awarii, wprowadźmy kilka zasad, które zapewnią bezpieczeństwo. Zrezygnujmy z picia kawy czy spożywania posiłków przy laptopie lub komputerze oraz regularnie wycierajmy ekran i klawisze. Ponadto podczas przenoszenia czy przewożenia laptopa, zabezpieczajmy go za pomocą usztywnianego etui czy torby. Takie racjonalne zachowania z pewnością oszczędzą zbędnych nerwów.